Hướng dẫn 5 bước lập kế hoạch khai trương quán cafe ngày đầu đông kín khách

Kinh doanh coffee shop là “đại dương đỏ”, luôn đầy rẫy đối thủ cạnh tranh. Mỗi ngày mỗi tuần đều có không ít tiệm khai trương mới, từ cá nhân nhỏ lẻ đến các thương hiệu lớn. Vậy để thu hút khách hàng trong những ngày đầu kinh doanh, bạn cần thiết lập kế hoạch khai trương quán cafe bài bản, chỉn chu nhằm tạo ấn tượng và động lực thúc đẩy họ ghé quán.

Bài viết dưới đây, Italio.vn sẽ giúp chủ tiệm cà phê lập được kế hoạch marketing khai trương ấn tượng và chuẩn bị đầy đủ các bước để ngày đầu kinh doanh được suôn sẻ, thuận lợi.

Vì sao nên chuẩn bị chu đáo trong ngày khai trương quán cafe?

Khai trương là một sự kiện trọng đại trong lĩnh vực F&B, nhằm mục đích THÔNG BÁO sự ra đời của quán cafe đối với khách hàng, đối tác, bạn bè thân hữu và với thổ địa/trời/đất nơi mình lạc nghiệp… Đây là nghi thức cần thiết trước khi quán chính thức đi vào hoạt động, với mong muốn rất thực tâm từ phía chủ quán/nhà đầu tư. Đó là các mong muốn về:

– Công việc làm ăn được suôn sẻ, buôn may bán đắt.

– Khởi đầu thuận buồm xuôi gió, tránh các sự cố không may.

Đặc biệt, lễ khai trương quán cà phê còn là thời điểm tuyệt vời để tạo ấn tượng với những người tham dự, khách qua đường hoặc những người đang sinh sống ở gần đó… Bởi tâm lý người Việt với tư cách khách hàng, đặc biệt là hàng xóm, họ thường có xu hướng ghé quán vừa khai trương để ủng hộ, cũng như trải nghiệm thêm một sản phẩm/dịch vụ mới, vì biết đâu sẽ phù hợp với họ trong thời gian tới.

Tùy theo quy mô quán cafe, lễ khai trương có thể sẽ diễn ra với độ lớn-nhỏ khác nhau. Song dù thế nào, buổi lễ cũng cần được tổ chức trang trọng, nghiêm túc với đầy đủ các nghi thức cần thiết và đòi hỏi sự thành tâm của chủ quán.

Vì sao nên chuẩn bị chu đáo trong ngày khai trương quán cafe?
Vì sao nên chuẩn bị chu đáo trong ngày khai trương quán cafe?

Hướng dẫn 5 bước lập kế hoạch khai trương quán cafe thành công và ấn tượng:

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, nên chuẩn bị những gì thì các bước khai trương quán cafe dưới đây sẽ là lộ trình toàn diện để áp dụng. Tổng cộng gồm 5 bước mở tiệm cà phê, bao gồm:

  • Bước 1: Chọn ngày tốt để khai trương quán cà phê

Theo quan niệm của người Việt, để cửa hàng kinh doanh suôn sẻ phát đạt, cần tổ chức khai trương vào ngày lành tháng tốt. Đây không phải là mê tín mà mang yếu tố niềm tin. Nếu bạn cũng có cùng niềm tin đó, hãy bắt đầu từ việc chọn ngày (thậm chí là chọn cả giờ làm lễ).

Sau đây là một số lưu ý khi chọn ngày tốt để khai trương quán cà phê:

– Chọn ngày giờ dựa vào tuổi tác/vận mệnh của chủ quán & các ngày đại cát, đại an trong năm.

– Nên chọn thời điểm có lưu lượng người qua lại quán đông đúc nhất. Ví dụ như giờ cao điểm đi làm buổi sáng, buổi tối… hoặc các ngày lễ tết, giữa tuần, cuối tuần. Tốt nhất bạn nên tìm hiểu thói quen của cư dân trong khu vực để nắm rõ thời điểm đông người qua lại.

Chọn ngày tốt để khai trương quán cà phê
Chọn ngày tốt để khai trương quán cà phê

– Nên chọn ngày khai trương cách thời điểm hiện tại khoảng 3-6 tuần để có đủ thời gian chuẩn bị.

– Không nên chọn ngày trùng với các ngày có sự kiện công cộng, thể thao, giải trí lớn… vì có thể tin tức khai trương của bạn sẽ bị nhấn chìm với các thông tin hấp dẫn khác…

  • Bước 3: Cân nhắc tài chính dành cho lễ khai trương quán cafe

Ngân sách của bạn sẽ quyết định quy mô của buổi lễ khai trương. Tùy theo mức tài chính dồi dào hay hạn hẹp, mà các hạng mục như marketing, tiệc mừng, trang trí… sẽ được cân đối cho phù hợp.

Ví dụ quán bình dân, bạn có thể dành ra 2-5 triệu đồng cho ngày khai trương ấm cúng, với chi phí mua đồ cúng, trang trí nhẹ & các khoản sale ưu đãi.

Trường hợp quán lớn, có thương hiệu thì chi phí có thể lên đến 20-50 triệu, dành cho: mâm đồ cúng, mâm đãi tiệc khách mời, các hạng mục trang trí ấn tượng (hoa tươi, bóng bay, cổng chào…), dựng rạp sân khấu, thiết kế backdrop, các hoạt động văn nghệ, múa lân, marketing online & offline…

Lưu ý, dù quán to đến đâu cũng không nên chi quá 20% tổng ngân sách dành cho marketing quán trong năm đầu tiên.

Cân nhắc tài chính dành cho lễ khai trương quán cafe
Cân nhắc tài chính dành cho lễ khai trương quán cafe
  • Bước 3: Lên kịch bản khai trương quán cafe chi tiết

Khi đã xác định ngày tốt để khai trương quán cà phê và ngân sách có thể chi, bước tiếp theo cần làm là lên được kịch bản khai trương quán cafe cụ thể để nắm rõ được tiến trình mở quán từ A-Z.

Cụ thể, có 2 hình thức kịch bản cần thực hiện:

– Kịch bản nội dung dành cho MC (người dẫn chương trình) + người phát biểu.

– Kịch bản timeline chương trình (chi tiết về các phần diễn ra trong lễ khai trương), thường bao gồm:

+ Đón khách từ cửa

+ Chụp hình check-in

+ Nghi thức cắt băng khai trương (cúng, thắp nhang nếu có…)

+ Các tiết mục văn nghệ

+ Dùng tiệc teabreak và trải nghiệm thức uống tại quán

+ Tặng quà và khách ra về

Đây là gợi ý kịch bản cho lễ khai trương quán café có quy mô lớn. Các quán nhỏ bình dân không cần kịch bản rườm rà nhưng phải lên trước từng bước để tránh các sai sót như khách đến quá đông, không đủ chỗ giữ xe, nhân viên làm thức uống không kịp…

Lên kịch bản khai trương quán cafe chi tiết
Lên kịch bản khai trương quán cafe chi tiết
  • Bước 4: Chuẩn bị các hạng mục cần thiết cho ngày khai trương

Kịch bản khai trương quán cà phê đã có, giờ là lúc bạn bắt đầu chuẩn bị các hạng mục cần thiết để sự kiện trọng đại này diễn ra suôn sẻ như mong đợi.

Một số hạng mục cần chuẩn bị chu đáo cả về đơn vị cung ứng + thiết kế in ấn + dựng lắp đặt, bao gồm:

– Tìm đơn vị cho thuê và dựng rạp-sân khấu, cổng chào, thiết bị âm thanh ánh sáng, thậm chí là cả thảm đỏ và bàn ghế.

– Tìm đơn vị cung cấp đồng phục cho lễ tân-phục vụ, băng khánh thành, hoa tươi…

– Tập dợt trước các tiết mục biểu diễn văn nghệ nếu là “cây nhà lá vườn”, hoặc tìm đơn vị cung cấp dịch vụ này.

– Thiết kế, in ấn backdrop, băng rôn, tờ rơi, voucher…

– Chọn quà và tìm nhà cung ứng

concept of love and coffee 232d27 Italio

– Chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu, ly tách… cho ngày khai trương vì sẽ rất đông khách.

– Thuê nhân sự và có thể nhờ thêm người thân quen đến hỗ trợ trong sự kiện.

– Lập các chương trình marketing khai trương quán cafe trước – trong và sau ngày mở tiệm.

Ở bước này, bạn nên chốt luôn với đơn vị cung ứng tất cả, bao gồm giá cả, số lượng và hình thức. Nên yêu cầu họ dựng rạp, trang trí và bạn chỉ theo dõi tiến độ thôi để tránh ôm đồm quá nhiều việc, dẫn đến quá tải và không thể kiểm soát được.

  • Bước 5: Chạy thử trước khai trương

Để tránh các thiếu sót có thể sẽ gặp trong ngày mở quán, bạn nên chạy thử tiệm cà phê của mình trước 1 tuần so với thời điểm chính thức khai trương. 

Đây là thời gian vàng để kiểm tra các vấn đề tồn tại như thức uống chưa thực sự ngon, phục vụ chưa được chuyên nghiệp, cách order đồ uống còn rườm rà, trang trí chưa bắt mắt…

Các góp ý của những người đến trải nghiệm trong ngày chạy thử cũng rất quan trọng, sẽ quyết định sự thành công trong buổi khai trương của bạn. Và quan trọng là người làm chủ có thể tự hoàn thiện được quán của mình trước khi chính thức kinh doanh thực sự, tạo được ấn tượng đẹp trong lòng khách hàng.

Sau bước thứ 5 chính là ngày khai trương coffee shop!

Gợi ý một số chương trình marketing khai trương quán cafe thu hút

Để tăng hiệu quả gợi nhớ, bạn nên chuẩn bị trước một số chương trình marketing hấp dẫn và khởi chạy cả giai đoạn trước – trong – sau khai trương vài ngày. Nguyên tắc là:

– Đơn giản, tránh câu từ phức tạp có thể gây nhầm lẫn.

– Dễ hiểu, đọc biết ngay, không cần thắc mắc hay hỏi lại.

Gợi ý một số chương trình marketing khai trương quán cafe thu hút
Gợi ý một số chương trình marketing khai trương quán cafe thu hút

Sau đây là một số ưu đãi đáng cân nhắc:

– Tặng quà: áo thun, bút, bánh ngọt, bóng bay…

– Khuyến mãi: 

+ Giảm giá khi mua số lượng nhiều, mua combo hoặc trong khung giờ giới hạn

+ Đồng giá toàn bộ menu hoặc một nhóm thức uống “đỉnh” của quán.

+ Chương trình mua 1 tặng 1, mua 3 tặng 1…

– Chơi game nhận quà: 

+ Checkin được mua miễn phí 1 ly café đen.

+ Oẳn tù tì thắng nhân viên được nhận voucher giảm 50%…

* Lưu ý:

– Nên chạy khuyến mãi online và offline để tăng hiệu ứng, thu hút khách hàng.

– Có thể in và treo băng rôn trước quán, phát tờ rơi, thư mời, áp phích… tùy theo ngân sách marketing quán cafe dành cho đợt khai trương.

Lời khuyên dành cho chủ quán cafe sắp khai trương

Trong tuần đầu khai trương, với các ưu đãi hấp dẫn, rất có thể khách hàng sẽ đến cực đông. Lúc này tâm lý bình thường của người làm chủ là thuê thật nhiều nhân viên để phục vụ tốt. Tuy nhiên phương án này sẽ khiến chi phí gia tăng, nhưng lại gây dư thừa/lãng phí nhân lực sau giai đoạn khai trương. Vì thế, bạn nên:

– Nhờ bạn bè, người thân quen giúp đỡ trong những ngày đầu khai trương (có trả lương).

– Phân công rõ nhiệm vụ của từng người để tránh chồng chéo công việc. Ngoài vị trí phục vụ, bạn cũng nên chú ý vai trò của người điều phối để xử lý các việc quan trọng, tránh để khách chờ quá lâu hay dồn khách, nhầm lẫn order…

Mặt khác, chủ quán cũng cần xác định tâm lý rằng sau đợt khuyến mãi khai trương, khách sẽ ít dần lại và ổn định số lượng. Nếu bạn kỳ vọng quá cao thì sẽ thất vọng nhiều. Bởi đây là quy luật tự nhiên và bạn nên tiếp tục đầu tư vào marketing dài hạn, cũng như nâng cao chất lượng thức uống & trải nghiệm khách hàng để thu hút khách mới và giữ chân khách cũ.

Chúc bạn khai trương quán cafe thành công. Mọi hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ hotline 0860241900 hoặc gửi email về info@kemducphat.com, chúng tôi sẽ tư vấn và giải đáp miễn phí.

0932962199

italiovn

0932962199

Shopping Cart
Scroll to Top
Vui lòng để lại số điện thoại, chúng tôi sẽ gọi lại ngay sau 5 phút.

Hoặc liên hệ với chúng tôi theo hotline: