Cách tính chi phí mở quán cafe từ A-Z kèm file excel bảng dự toán [2022]

Điểm yếu của đa số chủ quán mới khởi nghiệp coffee shop là TÀI CHÍNH. Không chỉ gặp khó trong khâu dự trù kinh phí, chưa biết mở quán cafe cần bao nhiêu vốn… chủ kinh doanh còn đối mặt với tâm lý “vung tay quá trán” hoặc “tiết kiệm quá trớn”, dẫn đến thâm hụt ngân sách hoặc phát triển sai định hướng.

Bài viết hôm nay, Italio.vn sẽ hướng dẫn cách tính chi phí mở quán cafe từ A-Z để bạn có thể áp dụng ngay, bcách tính chi phí mở quán cafeắt tay lập bảng dự toán đầy đủ cho tiệm cà phê sắp mở của mình. Tham khảo và thực hiện theo, bạn sẽ thấy bức tranh tài chính toàn diện. 

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Ước lượng vốn mở quán cafe là bước đi cần thiết để bạn chọn được mô hình kinh doanh phù hợp và duy trì coffee shop trong một khoản thời gian đủ lâu về hòa vốn. 

Tùy vào khu vực mở tiệm, mô hình cafe và quy mô diện tích… tổng vốn đầu tư của mỗi quán sẽ khác nhau. Tuy nhiên, vẫn có mức vốn trung bình để bạn tham khảo dựa trên mặt bằng chung thị trường. Ví dụ:

– Vốn mở quán cà phê nhỏ: Thường sẽ dao động từ 50 triệu đồng – 100 triệu đồng.
– Vốn đầu tư quán cafe tầm trung: Dao động từ 500 triệu đồng – 1 tỷ đồng.

– Vốn mở coffee shop lớn: Mức đầu tư trung bình có thể rơi khoảng 2-3 tỷ đồng.

Cách tính chi phí mở quán cafe từ A-Z
Cách tính chi phí mở quán cafe từ A-Z

=> Tùy theo số tiền bạn đang sở hữu (không tính khoản vay), hãy chọn quy mô và mô hình kinh doanh quán cafe phù hợp. Bởi nếu xác định mô hình trước, rất có thể bạn sẽ thiếu tiền triển khai hoặc phải vay thêm ngân hàng/ vay lãi bên ngoài để đắp vào. 

Đây là hành động thiếu khôn ngoan và dễ thất bại! Tốt nhất bạn nên chủ động tài chính sẵn có & không phụ thuộc vào tiền vay để tránh vỡ nợ. Vì ngành F&B cầm bao nhiêu tiền trong tay cũng thấy mỏng, mà mức độ đào thải lại khốc liệt. Do đó, có bao nhiêu làm bấy nhiêu vẫn là lời khuyên hữu ích từ những người đi trước dành cho người mới.

Cách tính chi phí mở quán cafe & 8 khoản nhất định phải chi

Khi đã xác định được mức vốn đang có, chủ đầu tư sẽ phải chia nhỏ đồng vốn cho 8 khoản chi phí dưới đây. Vậy để sử dụng nguồn tài chính hợp lý, bạn cần nghiên cứu kỹ thị trường và khảo sát nhiều đơn vị để nắm được “mẫu số chi tiêu” chung toàn ngành.

Giờ thì hãy chuẩn bị giấy viết để note lại những hạng mục bạn cần phải chi & đưa chúng vào file excel bảng dự toán mở quán cafe của bạn!

1. Chi phí thuê mặt bằng mở quán cafe & tiền cọc 

Mặt bằng thuận lợi là yếu tố sống còn của một tiệm coffee, song bạn chỉ nên dành tối đa 25% tổng số vốn cho phí thuê mặt bằng trong vòng 7 tháng (gồm 6 tháng gốc + 1 tháng tiền cọc).

Ngoài ra, muốn đánh giá quán kinh doanh hiệu quả về sau, bạn cũng có thể đặt giá thuê mặt bằng lên bàn cân doanh thu. Nếu phí thuê hàng tháng không quá 20% thu nhập của quán, bạn có thể yên tâm về khoản đầu tư này. Ví dụ: Tiệm có doanh thu 200 triệu đồng/tháng, tiền cho mặt bằng không được vượt quá 40 triệu đồng/tháng.

Chi phí thuê mặt bằng mở quán cafe & tiền cọc 

Chi phí thuê mặt bằng mở quán cafe & tiền cọc

Ngoài ra, bạn cũng nên đàm phán để giữ địa điểm kinh doang trong tối thiểu 3 năm để đảm bảo điểm hòa vốn. Nếu bị lấy lại mặt bằng sớm hơn thời gian hòa vốn, xem như bạn đã thua cuộc vì chi phí dành cho sửa chữa, decor, setup quán có thể mất trắng.

Về cách tìm mặt bằng mở quán cafe + công thức tính chi phí mặt bằng trên tổng vốn, bạn có thể tham khảo thêm tại: Cách chọn mặt bằng kinh doanh cafe | Tất tần tật kinh nghiệm từ người đi trước

2. Chi phí đăng ký kinh doanh quán cà phê và các loại thuế 

Nhiều người quên đưa chi phí pháp lý, thủ tục giấy tờ mở quán theo quy định vào bảng dự toán mở quán cafe. Vì thế, kinh phí dự trù rất dễ bị thâm hụt nếu bạn cứ lấy tiền đầu này đắp vào đầu khác. 

Vậy để tránh hụt ngân sách, bạn hãy đưa chi phí hoàn thiện các loại giấy tờ vào dự toán ngay từ đầu. Trung bình, khoản phí này sẽ rơi vào tầm 5 triệu (nếu suôn sẻ). 

Bạn có thể xem chi tiết các khoản phí tại đây: Thủ tục pháp lý khi mở quán cafe 2021-2022: 3 giấy phép cần có & 4 loại thuế phải nộp.

cách tính chi phí mở quán cafe
Cách tính chi phí mở quán cafe

3. Cách tính chi phí mở quán cafe – Chi phí thiết kế & thi công quán coffee

Chiếm một phần không nhỏ trong tổng vốn đầu tư quán cà phê là chi phí xây dựng. Trung bình, con số chi cho khoản này rất lớn, lên đến vài trăm triệu đồng, tùy quy mô và concept từng tiệm.

Cụ thể, cách tính chi phí mở quán cafe cố định cho phần này sẽ bao gồm tất cả các hạng mục:

  • Chi phí xây dựng cơ bản – cách tính chi phí mở quán cafe

– Phí tư vấn setup, thiết kế kiến trúc

– Chi phí kiểm toán công trình

– Phí làm Giấy phép xây dựng 

– Tiền mặt bằng phải trả trong thời gian thi công (nếu có)

Chi phí xây dựng cơ bản
Chi phí xây dựng cơ bản

– Chi phí sửa chữa, cải tạo: 

+ Tháo dỡ

+ Sơn

+ Thi công sàn, tường & trần

+ Thi công điện & nước

+ Thiết bị toilet

+ Dọn dẹp vệ sinh trước khi bàn giao

  • Chi phí nội ngoại thất

– Tủ kệ, quầy, bàn ghế trong quán

– Thi công biển hiệu, hộp đèn, bảng vẫy logo…

– Đồ trang trí: tranh, ảnh, cây xanh, hệ thống đèn điện trang trí…

– Hệ thống lọc nước (nếu có)

– Hệ thống điều hòa nhiệt: quạt hơi nước, quạt công nghiệp, máy lạnh, hệ thống phun sương…

Chi phí nội ngoại thất
Chi phí nội ngoại thất

4. Dự trù kinh phí mua cơ sở vật chất kỹ thuật mở quán cà phê

Đây là chi phí dành cho trang thiết bị, dụng cụ pha chế. Với các quán nhỏ, dụng cụ pha chế cơ bản có thể chỉ cần đầu tư dưới 20 triệu. Riêng quán quy mô lớn theo phong cách Châu Âu, sử dụng cafe pha máy hoặc menu có các món chế biến cầu kì, ngân sách cho hạng mục này có thể lên đến hàng trăm triệu đồng. 

Sau đây là một số trang thiết bị nên có trong một coffee shop:

– Máy xay cafe: Khoảng 2-3 triệu đồng

– Máy pha cà phê: Trung bình từ 50-100 triệu đồng

– Tủ lạnh, tủ mát, tủ đông: 4-6 triệu/máy

– Két giữ tiền: 1-2 triệu

– Máy tính, máy in bill: 7-10 triệu

– Các dụng cụ pha chế, ly, khay, ống hút: 5-10 triệu

– Nguyên vật liệu pha chế ban đầu: 10-15 triệu

– Máy xay sinh tố, máy ép trái cây, kệ đựng ly tách, bồn rửa, tủ đựng bánh…

kt85rykgc 15663535452571766033633 1 Italio

Ngoài ra, bạn cũng cần dự trù kinh phí cho: 

– Hệ thống camera an ninh

– Hệ thống âm thanh (loa, amply); wifi; truyền hình (tivi, máy chiếu)

– Phần mềm quản lý như phần mềm kế toán, chấm công, quản trị khách hàng (CRM), bán hàng (P.O.S)

Tùy theo quy mô và mô hình kinh doanh, cách tính chi phí mở quán cafe ở mục này có thể sẽ được cắt giảm hoặc cộng thêm. 

5. Chi phí lương nhân viên – Cách tính chi phí mở quán cafe

Chi phí lương cho nhân viên là khoản ngân sách phải chi ra hàng tháng. Tuy nhiên khi vừa mở quán, bạn nên dành ra quỹ tiền ít nhất đủ để trả tối thiểu 3 tháng tiền lương cho nhân sự. Bởi trung bình 3 tháng đầu khi mới mở tiệm, thường khách sẽ ít nên nếu không chuẩn bị trước sẽ thiếu tiền cho anh em.

Gợi ý tổng quỹ lương nhân viên nên chiếm từ 18% – 25% tổng doanh thu. Nếu vượt quá bạn nên cắt giảm bớt nhân sự, còn quỹ lương ít hơn nhưng quán vận hành tốt thì nên có chính sách khen thưởng hoặc tăng lương để giữ chân nhân viên giỏi.

Sau đây là mức lương trung bình trên thị trường cho các vị trí, bạn có thể tham khảo để đưa ra con số phù hợp:

– Quản lý: Lương dao động từ 8-10 triệu đồng/1 tháng. Để tiết kiệm chi phí, với các tiệm quy mô nhỏ, chủ quán cũng có thể đảm nhận luôn vị trí này. Và dù bạn là chủ quán thì vẫn nên tính lương cho bản thân mình.

– Trưởng ca: Với các tiệm cà phê mô hình lớn, ngoài quản lý chung toàn cửa hàng, thường sẽ có thêm 1-2 bạn trưởng ca chịu trách nhiệm các ca sáng/ chiều/ tối. Lương của vị trí này có thể dao động từ 4-6 triệu đồng/1 tháng (chưa tính thưởng theo doanh thu, khoảng 500.000 đồng/1 tháng).

Chi phí lương nhân viên
Chi phí lương nhân viên

– Pha chế, thu ngân full time: Mức lương trung bình trên thị trường dao động từ 22.000 đồng đến 25.000 đồng/1 giờ. Nếu pha chế có tay nghề cao hoặc quán cafe của bạn định vị chất lượng đồ uống là điểm nhấn thương hiệu, lương của vị trí này có thể cao hơn (chưa tính thưởng khoảng 300.000 đồng/1 tháng).

– Phục vụ: Chi phí dành cho mỗi nhân viên phục vụ sẽ dao động từ 16.000 đồng đến 20.000 đồng/1 giờ. Ngoài ra, bạn cũng nên có thêm mức thưởng khích lệ các bạn khoảng 200.000 đồng/1 tháng.

– Bảo vệ: Từ 5 triệu – 7 triệu/1 tháng. Nếu chọn dịch vụ của công ty bảo vệ, giá có thể cao hơn.

6. Dự trù chi phí khai trương quán cafe

Khai trương chắc chắn sẽ ngốn nhiều chi phí và bạn cần đưa mục này vào bảng dự toán mở quán cafe. Bởi đây là sự kiện quan trọng, quyết định liệu quán có thu hút khách thành công và vận hành ổn thỏa hay không?

Nếu bạn tiết kiệm vốn mở quán cafe và bỏ qua ngày đặc biệt này, rất khó để nhiều khách hàng biết đến quán của bạn và rút hầu bao. Điều bạn cần làm là tính toán đầy đủ các hạng mục cần phải chi ít nhất 1 tuần trước khai trương + 1 tuần sau khai trương, nhằm tạo tiếng vang và lôi kéo càng nhiều khách càng tốt.

Dự trù chi phí khai trương quán cafe
Dự trù chi phí khai trương quán cafe – cách tính chi phí mở quán cafe
Sau đây là một số gợi ý chi phí khai trương:

– Phí thuê ban nhạc, hệ thống âm thanh/ánh sáng trong ngày khai trương

– Chi phí chạy quảng cáo trước, trong và sau thời điểm mở quán

– Phí tổ chức event, làm phông nền, hoa tươi, bóng bay… (nếu có)

– Chi phí % ưu đãi cho khách hàng hoặc quà tặng…

Tham khảo thêm: Kế hoạch khai trương quán cafe ngày đầu đông kín khách 

7. Cách tính chi phí marketing quán cà phê 

Khoản tiền thứ 7 bạn cần phải dự trù trước khi mở quán, đó là ngân sách chạy quảng cáo – tiếp thị quán trên các nền tảng online trực tuyến và offline truyền thống. Bởi đối thủ trên thị trường rất đông và bạn cần phải gia tăng khả năng tiếp cận khách hàng bằng marketing, thay vì ngồi chờ khách tự đến.

Thông thường, chi phí dành cho marketing tiệm coffee sẽ gồm nhưng khoản sau:

– Phí thiết kế nhận diện thương hiệu (logo): Từ 500.000 đồng – 5 triệu đồng, tùy vào yêu cầu của bạn. Nếu muốn tiết kiệm khoản này, bạn có thể tự thiết kế bằng canva, photoshop…

– Phí thiết kế và in ấn menu, các ấn phẩm quảng cáo (băng rôn, standy, voucher, tờ rời, biển hiệu): Từ 2-4 triệu đồng.

– Chi phí thiết kế website, landing page, quản lý fanpage & các kênh social: Từ 10-20 triệu.

– Chi phí chạy quảng cáo online trên Facebook, Google và các nền tảng social khác: Từ 3-7 triệu đồng, tùy ngân sách đầu tư của chủ quán.

– Chi phí làm nội dung (content), video… để đăng tải trên các kênh quảng cáo: 5-7 triệu đồng.

– Chi phí mời KOLs quảng cáo: Từ 2-10 triệu/đợt, tùy vào mức độ nổi tiếng của KOLs và yêu cầu của quán.

– Các chi phí khác như: Hợp tác với app giao hàng Grab, Now, Beamin…

Cách tính chi phí marketing quán cà phê 
Cách tính chi phí marketing quán cà phê 

Có thể bạn quan tâm:

Nghiên cứu môi trường kinh doanh quán cafe 2021-2022: Cạnh tranh & thách thức

8. Dự trù chi phí vận hành quán cafe 

Trong vốn mở quán cafe, bạn nhất định phải dành một khoản cho khâu quản lý vận hành. Đây còn được gọi là “vốn lưu động, vốn quay vòng”, thường chiếm khoảng 30-40% tổng vốn bạn đang có, trung bình từ 5-25 triệu đồng/1 tháng, tùy thuộc vào quy mô quán.

Trong bảng dự toán mở quán cafe, chi phí vận hành sẽ gồm những mục sau:

– Tiền lương nhân viên hàng tháng

– Chi phí mua nguyên vật liệu hàng tháng

– Tiền điện, nước, cáp net (truyền hình, K+, wifi…)

– Tiền vệ sinh (tiền rác)

– Tiền in ấn (in lại tờ rơi, menu, phiếu giảm giá…)

– Tiền bản quyền phần mềm quản lý

– Tiền mua sắm vật dụng đối với các đồ dùng hay hư hỏng, hết (túi đựng rác, khăn lau, nước rửa chén…)

– Phí sửa chữa, bảo hành thiết bị (tủ lạnh, đèn, điều hòa…)

– Chi phí tạp dề, đồng phục nhân viên…

Cách tính chi phí kinh doanh quán cafe
Cách tính chi phí kinh doanh quán cafe

Và các chi phí phát sinh khác mà chủ quán có thể không ngờ tới. Ví dụ đợt dịch COVID-19 bùng phát, quán có thể phải chi tiền cho khẩu trang, nước xịt khuẩn…

Ngoài 8 khoản dự trù kinh phí mở quán cafe vừa nêu, nếu bạn muốn nhượng quyền thương hiệu thì sẽ tốn thêm chi phí thuê thương hiệu. Hoặc nếu bạn muốn đầu tư tới nơi tới chốn, hãy đưa vào bảng dự toán mở quán cafe ( cách tính chi phí mở quán cafe) các chi phí liên quan khác, chẳng hạn như:

– Phí khảo sát mặt bằng

– Phí phát triển sản phẩm

– Phí dịch vụ môi giới, tư vấn…

– Phí nghiên cứu thị trường (khảo sát đối thủ, mua dữ liệu báo cáo ngành).

Tạm kết

Trên đây là cách tính chi phí mở quán cafe đầy đủ với 8 khoản kinh phí dự trù bắt buộc phải có. Để tham khảo bảng dự toán chi tiết, bạn có thể liên hệ hotline 0860241900 hoặc gửi email về hộp thư info@kemducphat.com nhận file excel mẫu. Nếu như còn bất kỳ thắc mắc nào về cách tính chi phí mở quán cafe hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé

Thông tin liên hệ

  • Số điện thoại : 08 6924 1900
  • Tư vấn mua hàng: 0932962199
  • Email : info@kemducphat.com
  • Website: www.italio.vn
  • Địa chỉ : 374 Tên Lửa, Bình Trị Đông B, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh

 

0932962199

italiovn

0932962199

Shopping Cart
Scroll to Top
Vui lòng để lại số điện thoại, chúng tôi sẽ gọi lại ngay sau 5 phút.

Hoặc liên hệ với chúng tôi theo hotline: