Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe | Kèm plan mở tiệm chi tiết từ A-Z

kế hoạch kinh doanh quán cafe 4

Bạn dự định startup từ một quán cafe nho nhỏ hoặc tham vọng mở chuỗi cà phê tiếng tăm toàn ngành? Đó là một ý tưởng khả thi! Song trước khi nghĩ đến ngày khải hoàn, bạn nên lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết để hiện thực hóa giấc mơ khởi nghiệp trong ngành F&B.

Bản kế hoạch đó sẽ là sơ đồ định hướng chiến lược & hoạt động kinh doanh quán café toàn diện. Chủ đầu tư hoặc người quản lý có thể dựa vào kế hoạch vạch sẵn để đưa ra bất kỳ quyết định nào, hoặc lấy đó làm cơ sở kêu gọi vốn đầu tư hay tìm co-founder cùng chí hướng.

Vậy thế nào là một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh từ giấy mực đến đời thực? Hãy bắt đầu với hướng dẫn của chúng tôi, tuần tự qua 5 bước:

  • Bước 1: Phân tích thị trường, chọn hướng đi
  • Bước 2: Lên định hướng & kế hoạch dự trù
  • Bước 3: Lập phương án triển khai thực tế
  • Bước 4: Xác định cách vận hành & quản lý
  • Bước 5: Tối ưu và tiếp tục phát triển quán

Các bước để mở quán cafe thành công vừa nêu tương ứng với từng giai đoạn ấp ủ – hình thành – hoạt động – duy trì quán. Bạn nên chuẩn bị giấy note, bút highlight vì có thể sẽ cần ghi chú các thông tin trọng điểm trong bài hướng dẫn chi tiết này.

Bước 1: Nghiên cứu thị trường kinh doanh quán cafe 

Mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh quán cà phê là vô cùng khốc liệt. Hàng loạt người đã đổ tiền tỷ vào “Đại Dương Đỏ” nhưng tỉ lệ sống sót không cao. Dù vậy, không ít nhà đầu tư vốn ít lại lời to và trụ vững giữa thị trường chật hẹp.

Chiến lược của họ là thấu tỏ thị trường, biết người biết ta. Vậy bước đầu tiên chúng ta cần thực hiện chính là phân tích thị trường để hiểu rõ môi trường kinh doanh, nhận diện khó khăn & tìm ra cơ hội kinh doanh đột phá.

  • Tổng quan môi trường kinh doanh quán cafe vĩ mô

Muốn đánh giá mô hình kinh doanh nào tiềm năng để sử dụng tốt dòng tiền, bạn cần nắm rõ môi trường vĩ mô của quán café và các thông tin biến động thị trường trong từng giai đoạn. 

Chẳng hạn như sự thay đổi của thị trường trước đại dịch COVID-19, với các cột mốc: Trước năm 2020 (chưa xuất hiện dịch), từ 2020-2021 (coronavirus hoành hành) và từ 2022 trở về sau (thời điểm vắc xin phủ rộng toàn cầu và nhân loại đã bắt đầu học cách sống chung với COVID-19)…

Tất cả những vấn đề đó đều tác động vĩ mô đến thị trường kinh doanh F&B, tạo ra các thói quen tiêu dùng dịch vụ mới và những xu hướng lần đầu tiên xuất hiện. Nếu bạn mở quán café mà không tìm hiểu kỹ biến động thị trường thì rất dễ bị “quật ngã” bởi các yếu tố khách quan ấy.

Nhiều người cho rằng, môi trường kinh doanh vĩ mô nghe quá nặng về lý thuyết; nhưng khi chịu  nhìn từ trên xuống, bạn sẽ thấy những vấn đề mà các chủ quán khác không nhìn thấy. Đó có thể là cơ hội hoặc thách thức! Và cả hai đều có giá trị với một người mới khởi nghiệp vì bạn sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, trước khi bước chân vào ngành đồ uống.

Vậy để thấu tỏ thị trường, thấy rõ mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh quán cà phê và ma trận SWOT, bạn nên bắt đầu tìm hiểu lần lượt 5 khía cạnh:

  • Môi trường vĩ mô quán cà phê
  • Đặc thù ngành + Cơ hội và thách thức 2021-2022 
  • Cơ sở khởi nghiệp (nhân – vật – lực, kiến thức, tư duy)
  • Tìm hiểu và chọn mô hình quản lý quán café phù hợp
  • Phác họa chân dung nhà quản lý (phân biệt với chủ đầu tư)

* Phân tích chi tiết, bạn vui lòng tham khảo tại: 

Nghiên cứu môi trường kinh doanh quán cafe 2021-2022 / Cạnh tranh & thách thức

kế hoạch kinh doanh quán cafe
Bước 1: Nghiên cứu thị trường kinh doanh quán cafe
  • Nghiên cứu thị trường thực tế & xác định mô hình quán cà phê

Nghiên cứu dưới góc độ vĩ mô chưa đủ vì đã phân tích thì phải xem xét trên nhiều góc độ. Và giờ là lúc bạn nên khảo sát thị trường quán café trong khu vực tiềm năng để: Nắm bắt nhu cầu thực tế của khách hàng => Xác định độ lớn thị trường => Chọn mô hình kinh doanh quán cà phê phù hợp.

Mà muốn hiểu rõ thị trường đang diễn biến thế nào thì đích thân người lập kế hoạch cần lăn xả ra thực địa:

  • Trước hết, hãy dạo một vòng các quán có quy mô tương tự với ý tưởng kinh doanh quán café của bạn để quan sát từ bên ngoài. Tùy vào độ tuổi khách hàng mục tiêu, bán kính khảo sát sẽ dao động từ 500m – 2km (càng trẻ càng mở rộng bán kính).
  • Sau đó, vào trong quán sử dụng dịch vụ của họ để nghiên cứu menu, thống kê số lượt khách đến trong mỗi giờ, quan sát cách khách gọi đồ uống hoặc nhờ nhân viên tư vấn… Thông thường, nhân viên order sẽ giới thiệu các món bán chạy, được khách yêu thích nhất hoặc các thức uống mang lại lợi nhuận cao.

Lưu ý: Để tránh các sai lầm thường gặp trong bản kế hoạch kinh doanh cafe khi vận dụng vào thực tế, bạn nên tìm hiểu cả quán đông và quán vắng, học hỏi ưu/ nhược của họ để đưa ra các phương án tốt nhất cho plan của mình.

Sau khi khảo sát thị trường thực chiến, nhà đầu tư có thể chọn một hoặc vài mô hình kinh doanh quán café độc đáo, phù hợp xu thế để bắt đầu khởi nghiệp. Ví dụ như mô hình quán cà phê máy lạnh, sân thượng (rooftop), vỉa hè, take away…

Xem thêm: Cập nhật 21 mô hình kinh doanh cafe độc đáo dẫn đầu xu hướng hậu COVID-19

  • Nghiên cứu khách hàng & sản phẩm kinh doanh

Khi lập kế hoạch kinh doanh quán café, bạn cần xác định được ai là khách hàng mục tiêu (gồm khách hàng thực sự + khách hàng tiềm năng).

  • Khách hàng thực sự: Là khách hàng đã trả tiền cho sản phẩm và thường sẽ là khách thân thiết về sau của quán, có thể chiếm 20% tổng lượng khách nhưng mang lại 80% doanh thu hoặc lợi nhuận.
  • Khách hàng tiềm năng: Là nhóm khách có nhu cầu và sẵn sàng chi tiền đến quán. Họ chiếm 80% nhưng chỉ mang lại 20% doanh thu hoặc lợi nhuận ban đầu. Tuy nhiên, nếu chăm sóc tốt họ có thể trở thành khách thân thiết và mang lại nguồn lợi lớn cho quán về sau.

https://tranthinhlam.com/wp-content/uploads/2019/03/thong-tin-thi-truong-coffee.png 

Khi đã xác định được đối tượng khách hàng của quán café, việc tiếp theo bạn cần thực hiện là nghiên cứu & phác thảo chân dung họ càng chi tiết càng tốt, thông qua công thức 5W + 2H.

Để nghiên cứu hành vi người tiêu dùng cà phê tại Việt Nam hoặc tham khảo mẫu phân tích chân dung khách thực tế, bạn có thể tìm hiểu tại đây:

Phác họa chân dung khách hàng quán cafe: Muốn đông khách phải vẽ thật chi tiết

  • Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh khi mở quán cà phê

Số liệu thống kê mùa vụ 2014 – 2015 của VIETTRADE (Cục Xúc tiến Thương mại) đưa ra là 125.000 tấn café (2,08 triệu bao). Con số này cho thấy tốc độ tiêu thụ cà phê trong nước tăng mạnh 4% so với thời vụ năm 2013 – 2014. Như vậy nhu cầu sử dụng café trong dân lên đến 13,7 triệu ly/ 1 ngày. 

Đứng trước thị trường béo bở này, không có gì ngạc nhiên khi đối thủ cạnh tranh của bạn là hằng hà sa số. Nếu không tin, bạn có thể hỏi một số bạn trẻ xem ý tưởng khởi nghiệp thoáng qua của họ là gì? Chắc phải đến 70-80% câu trả lời là mở quán cà phê, sau khi tích lũy được một ít vốn.

Sóng trước xô sóng sau, thị trường kinh doanh quán café luôn là “Đại Dương Đỏ” không dành cho tay mơ. Vậy muốn đương đầu với quán cũ, quán mới… đang mọc lên như nấm? Bản thân là chủ quán, bạn sẽ làm gì?

Theo chúng tôi, bạn cần dành thời gian nghiên cứu và đánh giá toàn diện về đối thủ, công nhận thế mạnh và tìm ra điểm yếu của họ. Kết hợp với các thông tin thu thập được từ nghiên cứu thị trường phía trên, bạn sẽ xác định 3 nhóm đối thủ cạnh tranh phổ biến gồm:

  • Đối thủ cạnh tranh trực tiếp: Là các tiệm có concept, mô hình, menu, thiết kế và đối tượng khách hàng giống với ý tưởng mở quán của bạn. 
  • Đối thủ cạnh tranh gián tiếp: Là quán không bán café là chủ lực nhưng có thể lôi kéo khách mục tiêu/ tiềm năng của quán bạn. Ví dụ: tiệm trà sữa, quán trà chanh…
  • Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn: Các quán ăn vặt, tiệm bánh ngọt… có thể là đối thủ trong tương lai nếu họ mở rộng menu, cung cấp combo đồ ăn thức uống tiện lợi.

Khi xác định được đối thủ, bạn có thể phân tích SWOT, sản phẩm, dịch vụ, cơ sở vật chất, phong cách thiết kế, chiến lược marketing của họ. Từ đó có chiến lược đánh bại hoặc phát triển song hành cùng đối thủ.

Hướng dẫn phân tích chi tiết, bạn tham khảo trong bài viết sau:

Ai là đối thủ cạnh tranh quán cafe của bạn? Áp dụng 4 bước này để xác định

Bước 2: Lên định hướng & dự trù kế hoạch kinh doanh quán cafe 

Phần 1 thiên về lý thuyết nghiên cứu thị trường, nhưng dựa vào nền tảng thu được, bạn có thể lập nên một bản kế hoạch dự trù chi tiết ở phần 2. Sau đây là các bước mở quán café dự kiến phải có trong outline plan tổng thể.

  • Xác định điểm khác biệt khi mở quán cafe

Vận dụng tất cả thông tin nghiên cứu thị trường quán café phía trên và ma trận SWOT của đối thủ, bạn có thể giải quyết khuyết điểm của họ và lấy đó làm thế mạnh cho mình. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể học cách thiết lập “chiến lược định vị” với biểu đồ tương quan giữa GIÁ CẢ # LỢI ÍCH.

Trong đó, THANG LỢI ÍCH gồm 4 yếu tố:

– Chất lượng sản phẩm

– Chất lượng dịch vụ

– Không gian dịch vụ

– Sự thuận lợi

Giải quyết 4 vấn đề vừa nêu, bạn có thể tạo ra TUYÊN NGÔN ĐỊNH VỊ thương hiệu riêng của mình, với ưu thế có 1-0-2. Công thức xác định điểm khác biệt tại đây, hãy tham khảo nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu:

6 bước định vị thương hiệu quán cà phê khác biệt

kế hoạch kinh doanh quán cafe 4
Bước 2: Lên định hướng & dự trù kế hoạch kinh doanh quán cafe
  • Xác định địa điểm, chọn mặt bằng kinh doanh cafe

Chọn đúng mặt bằng kinh doanh cafe sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách, tiếp cận khách hàng và bỏ túi lãi ròng. Ngược lại nếu chọn sai, khả năng bay “vài tỏi” là không hiếm, thậm chí bạn phải sang quán dẹp tiệm. Bởi chọn nhầm vị trí gần như không thể gỡ vì mọi thứ đã được luật hóa bằng hợp đồng. 

Sau đây là 5 cái bẫy người mới khởi nghiệp rất dễ mắc phải khi tìm mặt bằng, theo kinh nghiệm từ những người đi trước:

  • Một là tham đông đúc
  • Hai là ham mặt bằng giá rẻ
  • Ba là vị trí hẻo lánh
  • Bốn là chạy theo khách
  • Năm là chọn vị trí xa lạ

Muốn tránh được các rủi ro khi chọn địa điểm mở quán cafe, bạn cần lập bảng phân tích ưu/nhược của các vị trí và so sánh giữa các địa điểm đó với nhau, trước khi quyết định thuê mướn. Đặc biệt không nên quá tin vào chủ nhà mà phải lường trước các lưu ý về mặt pháp lý khi ký kết hợp đồng.

Phân tích case thực tế về vị trí mở quán + lợi nhuận/m2, bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây: 

Cách chọn mặt bằng kinh doanh cafe: Tránh 5 sai lầm, nhớ 10 nguyên tắc

  • Pháp lý trong mở quán cafe ngành F&B

Khi bước vào ngành kinh doanh đồ uống, bạn cần tìm hiểu thật kỹ các thủ tục pháp lý liên quan để đăng ký các loại giấy tờ bắt buộc. Vì thực tế, rất nhiều người nghĩ đơn giản là cứ thuê mặt bằng, mua vài bộ bàn ghế, tuyển nhân viên là xong… Nhưng sau đó, chủ quán sẽ “đau đầu” liên tục khi bị quản lý thị trường, sở y tế thường xuyên “ghé thăm”. Nhẹ thì bị phạt tiền, nặng có thể sửa chữa, tháo dỡ, thậm chí đóng cửa quán.

Vậy thủ tục pháp lý khi mở quán cafe là gì và bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ nào? 

Căn cứ theo Điều 3, Nghị định 39/2007/NĐ-CP: Khi mở quán cà phê có địa điểm kinh doanh cố định, chủ quán bắt buộc phải đăng ký giấy phép kinh doanh; không phân biệt quán lớn hay nhỏ, mô hình cafe sân vườn hay cafe sách hoặc bất kỳ hình thức nào…

Ngoài giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo hộ kinh doanh/ doanh nghiệp; chủ quán còn phải cân nhắc các vấn đề pháp lý liên quan khác. Bao gồm:

  • Quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh
  • Giấy phép sửa chữa xây dựng (nếu có)
  • Các loại giấy phép chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh
  • Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP)
  • Các thủ tục pháp lý về luật lao động
  • Các loại thuế khi kinh doanh quán cà phê (thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN/TNCN)…

Chi tiết cách đăng ký, quy trình, thời gian hoàn thiện các vấn đề pháp lý khi mở quán kinh doanh cafe, bạn có thể tham khảo tại đây:

Thủ tục pháp lý khi mở quán cafe 2021-2022: 3 giấy phép cần có & 4 loại thuế phải nộp

  • Xác định concept quán cafe phù hợp với hình thức bán hàng/phục vụ

Khi đã chọn được mô hình kinh doanh và mặt bằng, bước tiếp theo bạn cần xác định concept chủ đạo để tạo điểm nhấn thương hiệu cho quán coffee của mình. Khi thực hiện nên cân nhắc concept phù hợp với hình thức bán hàng/ dịch vụ để tạo ra mối liên kết hài hòa.

Thử lấy một ví dụ cho dễ hiểu. Giả sử bạn chọn:

  • Mô hình kinh doanh: café sách 
  • Mặt bằng: Cách trường Đại học 1km.
  • Hình thức bán hàng/phục vụ: Khách gọi đồ và thanh toán trước tại quầy.
  • Concept: Phong cách thiết kế vintage, chú trọng không gian quầy order (nơi khách bước đến đầu tiên khi vào quán), kệ sách & khu vực đọc sách…

Dĩ nhiên các thông tin ví dụ chỉ là cơ bản. Trong bản kế hoạch kinh doanh quán café của mình, bạn cần lên phương án bố trí mặt bằng và thiết kế chi tiết hơn để đảm bảo: Quán có điểm nhấn, có phong cách riêng, sức chứa tương ứng với lợi nhuận/m2, các tiện ích đi kèm sao cho khách ghé tiệm cảm thấy tiện lợi khi order…

Để có thêm ý tưởng mới lạ khi mở quán café, bạn đừng bỏ qua bài chia sẻ bên dưới:

20 mẫu thiết kế quán cafe đẹp nhất mọi thời đại

  • Nghiên cứu & lập menu dự trù cho quán café

Nếu thiết kế đẹp, khách sẽ thích thú ghé quán nhiều lần để checkin hoặc thư giãn. Nhưng bấy nhiêu là chưa đủ để giữ chân họ, mà “con át chủ bài” khiến khách hàng lui tới thường xuyên chính là thực đơn của bổn tiệm. 

Đó có thể là một cuốn menu đa dạng món gì cũng có, dư sức đáp ứng mọi nhu cầu gọi món của một nhóm bạn trẻ. Hoặc đơn giản là trong menu có món café trứng thơm ngon tuyệt đỉnh mà không quán nào sao chép công thức được…

Nói vậy để thấy, menu chính là “linh hồn” của quán. Đứt gãy ở khâu này rất khó để cửa hàng của bạn trụ vững giữa hàng ngàn đối thủ na ná nhau. Vì thế bạn cần xác định việc lên menu cho quán café là trọng tâm của kế hoạch kinh doanh. Và trước khi đặt bất kỳ món nào vào thực đơn, hãy tìm hiểu chi tiết về Quản trị ẩm thực. Bao gồm 6 vấn đề:

  • Tổng quan về phân loại đồ uống
  • Vai trò của thực đơn & các lỗi sai thường gặp
  • Phân loại 5 hình thức menu phổ biến & ứng dụng
  • Quy trình xây dựng thực đơn 
  • Định chuẩn công thức & định giá đồ uống
  • Nghiên cứu tâm lý khách hàng về thực đơn…
kế hoạch kinh doanh quán cafe 2
Nghiên cứu & lập menu dự trù cho quán café

Tất cả những thông tin vừa nêu đều sẽ được phân tích chi tiết trong bài viết này. Tuyệt đối đừng bỏ lỡ nếu bạn không muốn phải thay đổi menu khi vừa khai trương được vài ngày.

Hướng dẫn cách lên menu cho quán cafe mới mở từ A-Z: Khách dễ order, chủ có lời

  • Dự trù kinh phí mở quán cà phê (tính tổng vốn đầu tư)

Một kế hoạch kinh doanh quán café hoàn chỉnh và minh bạch là một bản kế hoạch có mục tiêu cụ thể, thời gian rõ ràng & có bảng dự toán chi tiết. Gồm:

  • Chi phí đầu tư ban đầu (cố định)
  • Chi phí duy trì vận hành (lưu động)
  • Dự báo chi tiêu bình quân
  • Thời điểm hòa vốn…

Từ đó bài toán này, bạn sẽ biết mình cần chi bao nhiêu, mất bao lâu để xây dựng thành công một quán café có lời. Và cũng dựa vào đó, bạn có thể kêu gọi vốn đầu tư dễ dàng hơn từ các nguồn lực bên ngoài cho từng giai đoạn phát triển của cửa tiệm. 

Vậy cách tính chi phí mở quán café có phức tạp không? Xin thưa là không khó nếu bạn áp dụng đúng công thức và tính toán tỉ mỉ. Càng dùng các số liệu sát sao với thực tế, bản kế hoạch dự trù chi phí mở quán sẽ càng khả thi và giúp bạn tránh bẫy doanh thu.

Để biết cách tính chi phí dự trù, hãy tham khảo công thức + form mẫu tại:

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Cách tính chi phí mở quán cafe có file excel

Bước 3: Kế hoạch triển khai xây dựng quán cafe thực tế

Sau khi lên kế hoạch kinh doanh quán café dự trù tổng thể, bạn có thể bắt đầu triển khai plan chi tiết theo các hướng dẫn trong phần này. Để mọi việc suôn sẻ, ít phát sinh chi phí và tránh các rắc rối khi ra hiện trường, bạn cần lập kế hoạch triển khai thật chi tiết.

  • Lên phương án setup quán cà phê

Nghiên cứu về mô hình, concept và xác định điểm khác biệt xong, giờ là lúc bạn lắp các mảnh ghép lại với nhau để từng bước thi công hoàn thiện quán cafe theo ý tưởng của mình. 

Đây là bước nền tảng tạo nên diện mạo cho tiệm coffee, và cũng là hạng mục ngốn nhiều chi phí ban đầu nhất. Để tiết kiệm chi phí, tránh “đập đi xây lại” hoặc sửa chữa liên miên, theo kinh nghiệm của những người đi trước, chúng tôi khuyên bạn nên hợp tác với các đơn vị tư vấn – thiết kế thi công – setup quán café chuyên nghiệp.

Họ là người am hiểu về ngành F&B, có thể cung cấp các giải pháp setup trọn gói theo yêu cầu, giúp tiết kiệm thời gian hoàn thiện quán và tối ưu hóa chi phí cho chủ đầu tư.

Trên hết, khi chọn đúng đơn vị setup cửa hàng café uy tín, bạn sẽ yên tâm về:

  • Tính đồng bộ trong cách decor theo mô hình kinh doanh.
  • Chất lượng nội ngoại thất lâu bền, tuổi thọ cao.
  • Lối bài trí bàn ghế, quầy bar khoa học tối ưu lợi nhuận/m2.
  • Hỗ trợ xử lý các thủ tục pháp lý liên quan…

Chi tiết về các bước setup quán cafe sẽ được chia sẻ đầy đủ trong bài viết dưới đây. Hãy tham khảo để tự setup (nếu vốn ít, quán nhỏ) hoặc nắm thêm thông tin cơ bản trước khi đặt vấn đề với các đơn vị setup cửa hàng café chuyên nghiệp.

7 bước setup quán cafe chuyên nghiệp từ A-Z cho chủ mới đầu tư

  • Lên menu chính thức & chuẩn bị dụng cụ, công thức pha chế

Một menu đồ uống ấn tượng có thể khiến nhiều khách vãng lai trở thành khách hàng trung thành của bạn. Hãy xem lại các loại hình setup menu quán cafe ở plan dự trù để xác định lần nữa chân dung khách hàng mục tiêu & mô hình kinh doanh, bạn sẽ có cơ sở thiết lập menu thực tế.

Lấy ví dụ: Ở plan dự kiến, kiểu menu mà bạn lựa chọn là A La Carte (Tự chọn) & mô hình là tiệm cà phê sách phong cách vintage, bạn có thể đưa các món sau vào thực đơn:

  • Cafe pha phin kiểu truyền thống, cafe trứng…
  • Trà gạo lứt, trà atiso, trà sen, trà đào… 
  • Bánh cookies, cupcake, tiramisu…

Từ gợi ý menu cơ bản trên, bạn có thể tiếp tục lên danh sách nguyên liệu và dụng cụ máy móc cần thiết để pha chế các món có trong thực đơn. 

Nhìn chung, khâu setup menu không đơn giản và chỉ vài dòng chia sẻ phía trên sẽ rất khó để một người mới hình dung được cách tạo ra cuốn menu thu hút khách hàng. Đó là lý do chúng tôi dành đến 4 bài chia sẻ cho mục này. Hãy đọc nếu bạn muốn khách gọi “cháy menu”.

  • Cách lên menu cho quán cafe và tự thiết kế thực đơn bằng word, photoshop
  • Chia sẻ 31 công thức pha chế đồ uống ngon giúp quán cafe đông khách
  • Xây dựng Quy trình quản lý quán cafe

Trước khi quán cà phê chính thức mở cửa đón khách, chủ quán hoặc người quản lý phải xây dựng hoàn thiện Quy trình quản lý cửa hàng. Quá trình này sẽ liên tục được tối ưu, sửa đổi trong lúc vận hành quán để làm sao đạt mục đích: 

  • Gia tăng trải nghiệm khách hàng
  • Giữ chân khách quen 
  • Tăng doanh thu, lợi nhuận

Vậy một quy trình quản lý đầy đủ sẽ bao gồm những gì? Câu trả lời là phải thiết lập đồng bộ 2 quy trình con dưới đây:

  • Quy trình quản lý nhân sự phù hợp với mô hình kinh doanh:
  • Thiết kế cơ cấu nhân sự
  • Chính sách lương/ thưởng/ phạt
  • Mô tả tuyển dụng
  • Quy trình đào tạo các vị trí
  • Thang đánh giá nhân sự
  • Quy trình dịch vụ bán hàng 4 bước theo hành trình khách hàng:
  • Chuẩn bị
  • Đón tiếp
  • Phục vụ
  • Chăm sóc

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm quản trị, hãy tham khảo cách vẽ sơ đồ quản lý quán cafe tại đây:

File quy trình quản lý quán cafe suôn sẻ, tránh mất khách

  • Triển khai kế hoạch marketing khai trương quán cafe 

Sau khi chọn ngày tốt khai trương quán cà phê, chủ quán hoặc quản lý cần xây dựng kịch bản khai trương chi tiết, gồm 2 khâu quan trọng:

  • Một là khâu chuẩn bị trước khai trương gồm: Nhân sự, mặt bằng, nguyên vật liệu, máy móc pha chế…
  • Hai là lập kế hoạch marketing khai trương quán café thu hút khách, tạo điểm nhấn thương hiệu qua các kênh offline/ online. Trong đó chú trọng 3 thời điểm:
  • Vài ngày trước khi mở quán (Soft opening – Grand opening): 

Nên chạy thử shop cafe trước khai trương để thu thập phản hồi khách hàng, tạo tâm lý mong chờ ở khách và giúp đội setup có thêm thời gian kiểm tra ổn định tất cả các khâu đã chuẩn bị trước đó.

  • Ngày khai trương quán cà phê (Grand opening): 

“Bom tấn” khuyến mãi sẽ xuất hiện trong sự kiện này, với các chương trình giảm giá, tặng kèm, dùng thử miễn phí… Lưu ý phải truyền thông lan tỏa lên tất cả các kênh có thể tiếp cận trực tiếp với khách hàng mục tiêu của quán.

  • Sau ngày khai trương cửa hàng cafe: 

Tiếp tục duy trì sức nóng thương hiệu và lôi kéo khách hàng đến trải nghiệm menu, không gian quán bằng các chiêu thức quảng cáo đánh vào tâm lý.

Đầu xuôi đuôi lọt, nếu bạn muốn tiệm cà phê của mình đông khách và có tiếng vang trong khu vực, hãy bắt đầu lập plan marketing với các hướng dẫn chi tiết được đề cập trong bài viết sau:

Kế hoạch 6 bước khai trương quán cafe ngày đầu đông kín khách

Bước 4: Quy trình vận hành quán cafe hiệu quả sau khai trương

Nhiều bạn cho rằng, kế hoạch kinh doanh quán cà phê chỉ cần thiết lập đến thời điểm khai trương là hoàn tất. Song theo quan điểm của những nhà đầu tư lão làng, thì quy trình vận hành quán sao cho ổn định và có doanh thu đều đặn mới là điểm cốt lõi của một bản kế hoạch hiệu quả. 

Vì thế, phần thứ 4 này rất quan trọng trong plan của bạn!

Cùng chúng tôi điểm qua các hạng mục cần có trong khâu vận hành một quán café mới, bạn sẽ biết cách tăng tuổi thọ cho cửa tiệm của mình, trong khoảng thời gian khó khăn ban đầu!

  • Lập chiến lược thu hút khách hàng đến quán cafe

Đa số khách đến quán cà phê đều là khách quen. Vậy tiệm mới mở lấy đâu ra doanh thu nếu bạn không thực hiện các chiến lược marketing thu hút khách hàng mới và “nuôi” họ thành khách thân thiết?

Để làm tốt vấn đề này, bạn hãy bắt đầu lập kế hoạch marketing cho 1 quán coffee mới mở, thông qua 2 kênh: Marketing truyền thống (offline) & marketing trực tuyến (online) + Chương trình khuyến mãi. Ví dụ:

  • Khuyến mãi: Giảm giá trên hóa đơn, mua 5 tặng 1, mua café tặng voucher bánh ngọt…
  • Marketing offline: Treo băng rôn, phát tờ rơi, tài trợ một event tại địa phương…
  • Marketing online: Đưa quán café lên Google map; lan tỏa chương trình khuyến mãi trên Facebook, Instagram, Youtube, TikTok… (nơi mà khách hàng của bạn hoạt động nhiều nhất).
  • Bên thứ 3: Cộng tác với các ứng dụng đặt món/ giao đồ ăn trực tuyến như Grab, Beamin, Now, Loship, GoViet…

Nhìn chung, một chiến lược marketing cho quán cà phê thành công phải là một chiến lược đồng bộ giữa các giải pháp. Không chỉ vậy, bản thân người lập plan còn phải thấu hiểu khách hàng, biết rõ ưu/ nhược của đối thủ và luôn cập nhật thông tin thị trường để chọn được cách quảng cáo hiệu quả nhất.

Nếu bạn cần ý tưởng marketing + file mẫu kế hoạch quảng cáo, hãy tham khảo bài viết sau:

Cách lập kế hoạch marketing cho quán cà phê mới mở

  • Quản trị doanh thu & chi phí vận hành

Ở giai đoạn vận hành, quán café đã bắt đầu có khách và doanh thu. Việc của chủ quán là làm sao quản trị số tiền thu – chi khoa học để đảm bảo chi phí vận hành quán suôn sẻ, tránh thất thoát tiền bạc.

So với kế hoạch tài chính dự trù khi đầu tư mở quán (đa số là chi ra), khâu quản trị doanh thu (có tiền ra tiền vô) được đánh giá quan trọng hơn. Vì nếu không có kế hoạch bài bản, bạn rất dễ sa vào bẫy “làm bao nhiêu cũng không thấy lời”. Trong khi đó, ngành kinh doanh F&B lại đòi hỏi chủ quán phải trường vốn, có đủ tài chính xoay vòng chịu lỗ trong ít nhất 3 tháng trở lên.

Vậy phải làm sao để quản lý nguồn tiền sau thời điểm quán chính thức khai trương, đón khách? 

Đâu là cách cắt giảm hao phí, quản trị tồn kho và ngăn không cho nhân sự “gian lận”…? 

Đáp án sẽ có trong bài viết bên dưới. Đừng bỏ lỡ nếu bạn muốn kinh doanh cà phê một vốn bốn lời!

Cách quản lý tài chính quán cafe: Minh bạch thu chi, tránh thất thoát

Bước 5: Tối ưu hiệu quả kinh doanh & phát triển quán cafe ổn định

Khi quán café của bạn đã bắt đầu vào guồng, việc tiếp theo là tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh để tăng doanh thu, giữ chân khách hàng thân thiết và tạo thêm nguồn khách mới.

Đây là mục cuối cùng trong kế hoạch kinh doanh quán cà phê, và cũng là thước đo thể hiện tầm nhìn dài hạn của người sáng lập. Nếu đang tìm cộng sự đồng hành hoặc nhà đầu tư rót vốn, mục số 5 này cũng là “con át chủ bài” khiến họ phải gật đầu.

kế hoạch kinh doanh quán cafe 3
Bước 5: Tối ưu hiệu quả kinh doanh & phát triển quán cafe ổn định
  • Chiến lược gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho quán cafe

Ở giai đoạn đầu mở quán, chi phí đầu tư rất lớn và tiệm chưa có khách quen nên thường lợi nhuận thu về không cao. Nhưng khi quán đã vận hành ổn định, bạn nên tập trung vào chiến lược tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh để tăng mức lợi nhuận, bằng cách:

  • Giải quyết các vấn đề đang tồn tại, có thể ảnh hưởng đến doanh thu của quán:
  • Tối ưu chi phí nguyên liệu
  • Tối đa hóa lợi nhuận trên mỗi sản phẩm
  • Tối ưu hóa layout bàn ghế – Table Mix
  • Quản lý, điều chỉnh cơ cấu nhân sự
  • Nghiên cứu tốc độ phát triển thị trường
  • Gia tăng trải nghiệm của khách hàng
  • Tiếp tục áp dụng các chương trình marketing tiếp cận khách hàng mới:
  • Chạy lại quảng cáo đã từng đạt hiệu quả cao ở các giai đoạn trước 
  • Sáng tạo thêm các phương thức marketing thú vị hơn. Ví dụ: 

+ Để kích thích sức mua: Vận dụng có chọn lọc các chương trình bán hàng tại chỗ như upselling, cross selling, suggestive selling… 

+ Để tăng nguồn khách tìm đến quán: Đẩy mạnh marketing online, offline; gia tăng kênh phân phối; hợp tác truyền thông với KOL…

Có rất nhiều cách tăng lợi nhuận cho quán cafe mà các tiền bối đi trước đã áp dụng thành công. Nếu bạn muốn tìm hiểu các tips đó là gì hoặc cần tham khảo một số case tăng doanh thu thực tế, hãy đọc kỹ bài viết sau:

Muốn tăng doanh thu quán cafe đều đều? Thử 5 tips này để kinh doanh có lãi

  • Chiến lược giữ chân khách hàng cho quán cafe mới

Ngành F&B là Đại Dương Đỏ, và phân khúc kinh doanh quán cà phê được đánh giá là khốc liệt hơn nhiều so với các ngành dịch vụ đồ uống khác. Mỗi ngày, ta chứng kiến không ít quán cafe bị sang lại và cũng rất nhiều quán mới mọc lên.

Thị trường biến động, đối thủ liên tục xuất hiện với đủ chiêu trò kinh doanh và có thể thay thế quán café của bạn bất cứ lúc nào. Trong khi đó, lượng khách có sẵn trên thị trường gần như không thay đổi, đồng nghĩa với khả năng tệp khách hàng sẽ bị chia nhỏ sang các quán, nếu bạn không lên chiến lược marketing giữ chân khách hàng thân thiết từ sớm.

kế hoạch kinh doanh quán cafe 1
Chiến lược giữ chân khách hàng cho quán cafe mới

Vậy đâu là cách tốt nhất để xây dựng và duy trì khách quen cho quán cafe? Làm thế nào để đối thủ không “cướp khách” của bạn? Hãy bắt đầu bằng việc: 

  • Tiếp tục phát triển thế mạnh của quán về giá, menu, thái độ phục vụ…
  • Luôn duy trì “chất riêng”. Chẳng hạn như décor độc lạ, bí kíp pha chế, âm nhạc…
  • Triển khai các chương trình ưu đãi độc quyền chỉ dành cho khách hàng thân thiết. Ví dụ như:
  • Thẻ thành viên, tích điểm đổi quà
  • Tạo các event riêng tư cho khách quen
  • Tặng voucher ưu đãi sinh nhật hoặc các dịp đặc biệt
  • Miễn phí một món nào đó chỉ dành cho khách thân thiết
  • Ưu tiên nếm thử món mới và ghi nhận cao đánh giá của họ…

Nên nhớ, 20% khách quen sẽ mang đến 80% doanh thu cho quán. Họ lại rất chân thành và luôn ủng hộ cửa tiệm, dễ dàng bỏ qua các sai sót nếu quán có thiện chí khắc phục. Vì thế đừng bao giờ để họ thất vọng rời đi!

Đặc biệt trong bối cảnh đại dịch COVID-19, bạn sẽ càng thấy tầm quan trọng của khách hàng thân thiết. Bởi họ sẽ giúp cửa hàng duy trì doanh thu ở mức bình ổn thông qua hành động gọi món trực tuyến qua app. Không chỉ vậy, sau khi giãn cách được nới lỏng, quán được khách quen ủng hộ sẽ có tốc độ phục hồi nhanh hơn!

Để biết các chủ quán khác đã làm thế nào để lôi kéo, giữ chân khách hàng thân thiết? Hãy đọc hết bài chia sẻ này:

1001 cách giữ chân khách hàng chủ quán cafe nhất định phải biết

Trên đây là toàn bộ kế hoạch kinh doanh quán cafe mới cho những người sắp bước chân vào ngành F&B. Hy vọng bạn sẽ lập thành công bản kinh doanh của riêng mình và hiện thực hóa ý tưởng từ bản thảo sang đời thực, để quán cà phê mới mở đủ sức trụ vững & lớn mạnh trên thị trường.

Nếu bạn cần file kế hoạch kinh doanh quán cà phê của một cửa hàng cụ thể, hãy gửi email đến info@kemducphat.com để nhận mẫu plan tham khảo. Ngoài ra, khi gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình lập plan mở quán café chi tiết, bạn cũng có thể liên hệ hotline 0860241900 để được Italio.vn tư vấn miễn phí.

0932962199

italiovn

0932962199

Shopping Cart
Scroll to Top
Vui lòng để lại số điện thoại, chúng tôi sẽ gọi lại ngay sau 5 phút.

Hoặc liên hệ với chúng tôi theo hotline: